Udostępnienie materiałów archiwalnych Straży Granicznej do celów naukowych, badawczych, publicystycznych i innych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz.U. z 2011 r., Nr 196, poz. 1161).
Tryb występowania o udostępnienie zasobu archiwalnego
Udostępnienie materiałów archiwalnych odbywa się na pisemne zgłoszenie zainteresowanego podmiotu. Zgłoszenie winno zawierać:
- imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
- nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna,
- wskazanie materiałów archiwalnych i określenie tematu, którego one dotyczą,
- określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych,
- proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych,
Ponadto, do zgłoszenia należy załączyć potwierdzenie faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub pismo polecające właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby. Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentu potwierdzającego tożsamość.
Tryb i sposób prowadzenia spraw związanych z udostępnieniem zasobów archiwalnych w Straży Granicznej
Udostępnienie dokumentacji następuje poprzez:
- umożliwienie wnioskodawcy lub upoważnionemu przedstawicielowi osobistego zapoznania się z oryginalnymi dokumentami lub ich kopiami,
- przekazanie wnioskodawcy informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na jego pytanie/pytania,
- przekazanie kopii akt lub wyciągu,
- wypożyczenie wnioskodawcy akt lub ich części.
Udostępnienie podmiotom oraz osobom fizycznym akt następuje za zgodą Komendanta Ośrodka Szkoleń Specjalistycznych Straży Granicznej w Lubaniu
Komendant Ośrodka Szkoleń Specjalistycznych Straży Granicznej w Lubaniu lub osoby przez niego upoważnione mogą:
- udostępnić dokumentację z wyłączeniem lub ograniczeniem możliwości jej reprodukowania ze względu na zły stan fizyczny akt, żądanie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentacji zbędnej do prowadzenia prac.
- ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia.
Udostępnienie akt nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania.
Udostępnienie dokumentacji jest bezpłatne z wyjątkiem przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów w postaci reprodukcji, archiwum pobiera od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę, w której wysokość regulują przepisy w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
Udostępnienie akt zawierających informacje niejawne następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych (Ustawa o ochronie informacji niejawnych z dnia 5 sierpnia 2010 r. Dz.U. z 2018 r. tekst jednolity, poz. 412 z późn. zm.).